プリンタ周りの改善で1100万ドルを削減、レックスマークのソリューション提供力！！

各業界の世界売り上げトップ10企業のレックスマーク製品採用率

プリンタや複合機の販売だけでなく、ビジネスプリンタ関連のソリューションも提供しているレックスマーク。家庭用プリンタでは日本企業に勢いがあるため、その名前を知らない人もいるかもしれない。しかし、レックスマークはもともと米IBMの一部門だったこともあり、米国を中心に海外で採用している企業が多いのだ。

上図のように、各業界の世界売り上げトップ10企業を見ると、小売では90％、銀行でも80％の企業がレックスマークのプリンタや複合機を使っている。企業だけでなく、政府機関でも米国では90％が採用しているのだ。

各企業がこぞって採用する背景には、レックスマークがマネージド・プリント・サービス（MPS）に強みを持っていることがある。

MPSとは、企業のオフィス出力環境の現状を分析した上で、最適な出力環境を構築、その環境を継続的に維持・運用していくアウトソーシングサービスのこと。MPS導入によって、出力環境に関するTCO※の把握・削減、出力管理業務プロセスの効率化、環境負荷軽減といった効果が期待できる。

※TCO……Total Cost of Ownership、コンピュータシステムの導入、維持・管理などにかかる費用の総額。

MPSは欧米を中心に大きく市場が拡大しており、最近はアジア太平洋地域でも高い成長を示している。IT専門調査会社IDC Japanの調査では、2012年の国内MPS市場の規模を前年比15.9％増の342億円500万円と予測している。

レックスマーク インターナショナルの安川昌昭社長は「例えば、Javaのアプレットをプリンタに組み込めば、さまざまな業務プロセスがボタン1つで済むようになります。そのためにドキュメント関係のさまざまなソフトウェアの会社を買収していることがレックスマークの強みですね」と話す。


大組織ゆえの苦悩

レックスマークのプリンタとMPSを採用して、コスト削減や業務の生産性向上に成功した代表例が米コカ・コーラである。

コカ・コーラは46カ国の444カ所の拠点に、7万3000人の従業員を擁している。加えて、車両5万5000台と専用クーラーや各種自販機240万台も管理しているのだ。しかし、大きな組織ゆえに、非効率なオペレーションも生まれやすくなっていた。

安川氏は「これだけ多くのブランチオフィス（支店）があり、オフィスごとにプリンタを別々に購入していると、互換性がないのでIT部門が非常に煩雑になっていたんですね。あるオフィスのプリンタではきちんとプリントアウトできた資料でも、別のオフィスのプリンタでは一部が欠けてプリントアウトされたこともあったそうです」と言う。

こうした問題を解決するため、コカ・コーラは2002年、モノクロとカラーのレーザープリンタの唯一の供給者としてレックスマークを選定。2004年から2008年の5年で、プリンタに関するコストをどれだけ削減できるかというプロジェクトが始まったのである。


5つのフェーズに分けて実行

とはいえ大組織であるため、ドラスティックな変化は混乱を招いてしまう。そこで、プロジェクトは大きく5つのフェーズに分けて行われた。

【フェーズ1】印刷に関する統一基準作り

まず、ガイドラインを定めた。プリントはA4用紙だけでいいのか、それともA3用紙もプリントできる必要があるのか、またモノクロ印刷だけでいいのか、それともカラー印刷もできる必要があるのかといったように、それぞれの場所にどういうプリンタを置くべきなのか――という事柄だ。

そして、メンテナンスのマネジメントを統一。一般的にプリンタの最大のランニングコストはトナーとなるが、共通のトナーを使うことで、まとめ買いできるようにした。

【フェーズ2】各プリンタのステータスとメンテナンスの集中管理

次にそれぞれのプリンタや複合機のステータスを正確に集められる仕組み作りを行った。メンテナンスの状況も分かるようにした。

集中管理していないと、あるプリンタが故障したり、トナーが切れたりしても、気付くのが遅れて放置されてしまうこともありがち。オンラインで集中管理することで、問題があってもすぐに対応できるような体制を作ったである。

【フェーズ3】レックスマークのMPSの導入

フェーズ2によって、レックスマークの担当者がリモートでプリンタの状況をモニタリングできるようにもなった。ここでレックスマークのMPSを導入したことにより、それまでコカ・コーラのIT部門が行っていたトナー発注といった作業がレックスマーク側に移り、IT部門の作業の手間が省けるようになったのである。

【フェーズ4】ヘルプデスクの統合

コカ・コーラのように大きな会社だと、プリンタに故障があると、まずはIT部門に連絡がいくもの。しかし、IT部門はプリンタの専門家ではないため、分からないことがあると、さらにレックスマークに聞くことになる。

そこでレックスマークのヘルプデスクとコカ・コーラのIT部門を統合させることで、そうした二度手間を省いた。また問題が報告されなくても、主体的にサポートできるような仕組みを作り上げた。

【フェーズ5】業務手順の見直し

複合機を導入することで1つの機械だけで作業できるようにしたり、Javaアプレットを入れることで、今までPCとプリンタの間を往復して作業していたのをワンボタンで処理できるようにした。


専門家が業務フローを分析

この5年間のプロジェクトによってトナー費用などが大幅に減少し、実に1100万ドルものコストを削減することに成功した。プロジェクトの費用として750万ドルかかったのだが、差し引き350万ドルがプリンタ周りの見直しで得られた利益ということになる。

コスト削減ということで、それに対する弊害も生まれたのではないかと想像する人もいるかもしれない。しかし、安川氏は「レックスマークでは専門部隊がドキュメント周りの業務フローを徹底的にチェックして、いかに効率を上げながら紙の消費を減らすかということを考えています。コカ・コーラの場合は、小売関係と製造関係が分かっている人が分析しないと的を射た提案ができないのですが、レックスマークでは各分野にそうした専門家を抱えていることが大きな強みになっています」と胸を張る。

IDC Japanでは、国内MPS市場の2011～2016年の年間平均成長率を15.5％、2016年の市場規模を608億円と予測している。レックスマークがその台風の目となることは間違いないだろう。

（bizmakoto.jp）